De la orden de trabajo a la factura y a los libros

La pestaña «Órdenes de trabajo» lista las órdenes con su código, matrícula, modelo, estado y una columna Facturación que dice si ya tienen factura. El desplegable arranca en «Pendientes de facturar (cerradas)» —el caso normal— y se puede cambiar a «Todas las OTs»; hay buscador por código o matrícula.

Pulsar «Facturar» en la fila crea la factura y la abre. Lo que se copia de la orden:

• una línea de mano de obra por cada tarea (las tareas NRC van al final). Su descripción arrastra lo que se escribió durante el trabajo: la descripción de la tarea, sus hallazgos, los findings enlazados y las notas de los mecánicos — para que el cliente lea qué se hizo, no un código;
• una línea de material por cada consumo, con su cantidad y su precio según la política de material de ese cliente. Si la pieza era del propio cliente (consignación), la línea lo dice y solo cobra el fee;
• una línea de servicio por cada reparación externa de una pieza del cliente que se haya instalado en esa orden (ver más abajo);
• el cliente, heredado de la aeronave, y el IVA.

El resultado es un borrador editable: se ajustan líneas, cantidades, precios, cliente e impuestos, y se pueden añadir líneas manuales. Si la orden ya tiene borrador, el botón cambia a «Abrir borrador»; si ya está emitida, a «Ver factura» — no se factura dos veces por descuido. Una orden facturada fuera de la aplicación se marca como «Facturada (externa)» y desaparece de los pendientes.

En la ficha de la orden no hay botón de facturar: solo un indicador que dice si está facturada o en borrador, con enlace a la factura. El acto de facturar vive siempre aquí.

El botón «Tarifas €/h» abre Tarifas de mano de obra: el precio por hora con el que se valoran las líneas de mano de obra al facturar una orden. Se fija una tarifa por defecto —la que se aplica— y, opcionalmente, una tabla de tarifas por rol.

El botón «Horas estándar» permite fijar, por modelo de aeronave, las horas facturables de cada inspección — por ejemplo, que la de 50 h se facture como 6 h. Se elige el modelo, se pulsa «Editar» y se rellena la columna de horas; lo que no se fija queda como «— sin fijar» y factura las horas reales.

Al facturar, la línea de esa inspección sale con las horas estándar. Las horas reales del mecánico se siguen mostrando al lado, en su propia columna: no se ocultan, precisamente para que se vean las desviaciones. Es la herramienta para facturar a precio cerrado sin perder de vista lo que costó de verdad.

No todo lo que se factura sale de una orden. «+ Factura de material» crea una factura vacía para una venta de material directa —un cliente que se lleva una pieza del almacén, sin trabajo asociado— a la que se añaden líneas a mano. Y un albarán de material ya entregado se factura al cerrarlo eligiendo «Facturado»: cada línea del albarán se convierte en línea de factura, sin volver a teclearlas.

Mientras es borrador la factura se edita libremente, se puede borrar y se puede sacar una proforma en PDF para que el cliente la valide antes de comprometer nada. La proforma no es un estado: es el mismo borrador impreso, y sale rotulado como documento sin valor fiscal.

Emitir es el paso irreversible: la factura recibe su número de la serie correlativa, se calcula su huella SHA-256 encadenada con la anterior, se genera el QR y el registro queda inmutable. La aplicación pide confirmación porque a partir de ahí no se edita ni se borra. Los estados son solo tres: Borrador, Emitida y Anulada.

La pestaña «Facturas» lista todo con su número, estado, el resultado AEAT, la orden de la que salió, el cliente, el total y la fecha.

Con el certificado digital de la empresa cargado en Ajustes, la factura emitida se envía al servicio de la AEAT con «Enviar a la AEAT». La factura guarda el histórico de envíos con su fecha, estado, el CSV devuelto (o el motivo del rechazo) y quién lo envió; si falló se puede reenviar. El certificado es de cada organización: no se comparte entre empresas.

Una factura emitida no se modifica nunca. Hay dos caminos, y elegir bien importa porque tienen efectos fiscales distintos:

En ambos casos se elige el motivo (error fundado en derecho, resto de causas; concurso e incobrable como opciones avanzadas) y se escribe la explicación. La factura rectificativa lleva su banda «rectifica a …», la original queda marcada como «rectificada por …», y el imprimible incluye el bloque legal que exige el reglamento.

La factura no se descarga como fichero generado en el servidor: se abre como página imprimible y se imprime o se guarda como PDF desde el navegador. Se puede abrir en otra pestaña o en otra ventana sin volver a identificarse.

El botón «Dashboard» abre el resumen del año, contando solo facturas emitidas y por su fecha de emisión — los borradores no cuentan. Enseña, en dos filas de cifras:

• Facturado, Nº facturas y Ticket medio, cada uno comparado en porcentaje con el año anterior, y la variación del último mes respecto al anterior;
• Base imponible, IVA repercutido y el reparto entre origen OT y origen material.

Debajo, la facturación mensual en barras (año actual contra el anterior), el reparto OT frente a material, un aviso de borradores pendientes de emitir —con cuánto dinero hay ahí parado— y tres rankings: por cliente, por aeronave y por flota.

• Pendiente — emitida, sin cobrar, y aún no ha vencido.
• Parcial — se ha cobrado una parte y queda saldo.
• Vencida — pasó la fecha de vencimiento y sigue con saldo. Es la única que exige una llamada hoy.
• Cobrada — saldada.

Los mismos cuatro sirven de filtro, más «Todas», en las píldoras de encima de la tabla. No hay tramos de antigüedad: o está vencida o no lo está.

Los cobros no se apuntan en esta pantalla: se registran dentro de la factura emitida, en su sección «Cobros», que muestra el vencimiento y lo que queda pendiente. Se rellena importe —viene precargado con lo pendiente—, fecha y unas notas opcionales, y se pulsa «Registrar cobro».

Se admiten cobros parciales —de ahí el estado «Parcial»— y cada uno se puede borrar si se apuntó mal. La cartera recalcula sola.

El botón «Tarifas de coste» de la cabecera —o el enlace del aviso— abre el panel. Se rellena:

• una tarifa por defecto €/h, que se usa cuando no hay nada más específico;
• tantas líneas rol → €/h como haga falta (por ejemplo «Mecánico»), que se comparan con el rol de la mano de obra de cada tarea.

Es por rol, no por persona. Y lo que se pide aquí es el coste de empresa por hora —sueldo, Seguridad Social y gastos generales—, no el precio que facturas: meter aquí la tarifa de venta daría un margen de cero. Es un dato real de la empresa; la aplicación no lo inventa ni lo estima.

El libro diario. Admite asientos manuales —fecha, concepto y sus apuntes, con un marcador vivo que no deja guardar hasta que Debe y Haber cuadran— y, sobre todo, los botones «Postear ventas» y «Postear compras», que llevan al diario las facturas del periodo que aún no estaban posteadas. Se filtra por ejercicio, periodo y origen (manual, venta o compra). Borrar el asiento de una factura la deja lista para volver a postearla.

El Mayor enseña el movimiento de una cuenta con su saldo de apertura, sumas y saldo final. Sumas y saldos es el balance de comprobación de todas las cuentas, con su fila de totales y el aviso de descuadre si lo hay.

Pérdidas y Ganancias separa ingresos (grupo 7) de gastos (grupo 6) y cierra con el resultado del ejercicio, diciendo si es beneficio o pérdida. Balance se saca a una fecha concreta, con Activo a un lado y Patrimonio Neto más Pasivo al otro, y avisa si no cuadra.

El 303 es la liquidación trimestral de IVA: bases y cuotas por tipo, repercutido menos soportado, y el resultado a ingresar o a compensar. El 347 lista los terceros que superan los 3.005,06 € en el año, clientes y proveedores por separado y desglosado por trimestres. El 390 es el resumen anual, con el resultado trimestre a trimestre.

Los tres se calculan directamente de las facturas, no del diario: sale el número aunque aún no hayas posteado nada.

El inmovilizado de la empresa. Cada bien se da de alta con su cuenta, fecha, valor, valor residual y vida en años; desde su ficha se ve el cuadro de amortización año a año —dotación, acumulada y valor neto— con marca en los ejercicios ya posteados. El botón «Postear amortización» genera el asiento del ejercicio y dice cuántos bienes ha amortizado y cuántos ha omitido.

Cierra el año en tres asientos encadenados: la regularización (salda gastos e ingresos contra la cuenta de resultado), el cierre a 31 de diciembre (deja a cero las cuentas de balance) y la apertura del 1 de enero siguiente. Antes de dejarte cerrar avisa si quedan facturas sin postear, porque el resultado saldría incompleto. Un ejercicio cerrado se puede reabrir — eso borra el cierre y la apertura del año siguiente.

El PGC de la empresa, sobre el que se apoya todo lo demás: es lo primero que hay que dejar listo. Se buscan cuentas por código o nombre, se añaden a mano, se renombran y se activan o desactivan —desactivar es lo correcto cuando la cuenta ya tiene apuntes y no se puede borrar—. Para cargar el plan de la asesoría de golpe está «Importar subcuentas», que acepta un fichero de hoja de cálculo o de texto con dos columnas (código y descripción) y ofrece una plantilla descargable; al terminar dice cuántas ha creado, cuántas ya existían y cuántas venían mal.

«+ Nueva factura» pide el proveedor (obligatorio) y, opcionalmente, la orden de compra a la que corresponde — el desplegable solo se activa al elegir proveedor, y así la factura queda enlazada con su pedido y se puede saltar de una a otro. Después: nº de factura del proveedor, concepto, fecha, vencimiento —si se deja vacío se calcula solo—, base e IVA %. El total se calcula a la vista mientras escribes.

Dentro de cada factura se corrigen sus datos, se enlaza o cambia la orden de compra y se sube el PDF del proveedor, que después se abre desde la columna PDF de la lista — el justificante vive con el apunte, no en una carpeta aparte.

La sección «Pagos» funciona igual que los cobros: importe, fecha y notas, botón «Registrar pago», se admiten pagos parciales y cada uno se puede borrar. El pendiente y el estado se recalculan solos.