Almacén y material

Un almacén es poco más que un código y un nombre (MAD-01, «Hangar principal»). Lo que de verdad se usa son las ubicaciones: rutas con puntos del estilo hangar.rack_a.bin_03, cada una con su etiqueta QR imprimible y su número de ítems, que es clicable y lleva al stock de esa ubicación.

Cuando hay que vaciar una estantería, la acción «Mover todo» traslada de una vez todo el stock de una ubicación a otra. Es una sola operación: o se mueve todo o no se mueve nada, y cada pieza deja su rastro de traslado. No hay barra de progreso a propósito — trocearla sería justo lo que permitiría quedarse a medias.

Conviene fijar el vocabulario, porque la aplicación lo usa con precisión y ahorra malentendidos:

Si el PN está marcado como serializable pero la fila no tiene serie, la aplicación lo dice («S/N sin asignar») en vez de pintar un guion: es un dato que falta, y sin número de serie no hay logcard ni historial de pieza.

Un lote se puede individualizar después («Asignar S/N»): se dice cuántas unidades se serializan y se teclea el número de serie de cada una — la aplicación no deja repetirlos ni dejarlos vacíos. Si la pieza no trae serie de fábrica pero necesita seguimiento, se le puede asignar una serie interna, que queda marcada como tal y viaja con la pieza el resto de su vida.

El alta de un ítem guarda además la condición (nueva, overhauled, inspeccionada, reparada o scrap), la caducidad, el Form 1 —con la opción de aplicarlo a todo el lote de golpe— y los tiempos de vida de la pieza: horas y aterrizajes desde nueva y desde el último overhaul, días, arranques y ciclos iniciales.

Tres columnas, tres números distintos, y toda la aplicación los calcula con la misma fórmula — no hay una pantalla que diga que hay stock y otra que diga que no:

• Cantidad — lo que hay físicamente. Solo baja cuando el material sale de verdad.
• Reservado (comprometido) — lo apartado para órdenes de trabajo vivas, para hallazgos y para órdenes de componente en curso. Sigue en la estantería, pero tiene dueño.
• Disponible — la resta de los dos. Es lo único que se puede prometer a alguien nuevo.

La casilla «Solo disponible (no caducado, no cuarentena, qty libre > 0)»deja a la vista únicamente lo que se puede usar, y el reservado se desglosa entre lo comprometido a una orden de trabajo y lo apartado para un hallazgo.

Las piezas con fecha de caducidad la llevan en su columna, y el botón «Forzar quarantine por caducidad» pasa a cuarentena todo lo caducado de una vez, diciendo a cuántos ítems ha afectado (o que no había nada). Lo que está en cuarentena se marca con el chip «QUAR» y su fila se tiñe, para que no se confunda con material servible.

También entra en cuarentena, y no se mezcla con los lotes vivos, el material que se recibe en condición «a reparar», «no servible» o «scrap». Y si al recibir aparece un número de serie que ya existía, la pieza duplicada va a cuarentena con su nota: un serial repetido es un incidente de integridad, no un detalle — para sacarlo de la cuarentena hay que resolverlo antes.

El material se puede marcar como consignación: existe físicamente en tu estantería, pero es propiedad de un cliente. Queda señalado en la fila con el nombre de su dueño para que nadie lo consuma en el avión equivocado ni lo cuente como existencias propias. Se marca (o se quita) sobre varias filas a la vez con «Marcar consignación…», y una compra puede entrar ya marcada si se hizo por cuenta de ese cliente.

El dueño también se hereda solo: toda pieza que nace de una aeronave—una que baja en un desmontaje o en el cierre de una orden— entra en el almacén con el cliente de esa aeronave como propietario. Es lo que evita el error caro de siempre: desmontar una pieza del cliente, volver a montarla y cobrársela como si fuera tuya.

El buscador de la pestaña Stock cruza PN, descripción, fabricante, número de serie, lote y ubicación a la vez, y el desplegable de al lado acota a una ubicación concreta (o a lo que aún no tiene ninguna). Marcando filas se pueden mover varias de golpe; y toda la vista se saca con «Exportar CSV», con las cantidades, lo reservado, lo disponible, la caducidad, el Form 1 y los tiempos de vida.

Desde el menú ⋯ de cada fila se imprime la etiqueta QR(descargable en SVG o directamente a la impresora), se ajusta la cantidad —siempre con un motivo obligatorio, que queda escrito en el movimiento—, se individualiza el lote y se fija la política de mínimo, objetivo, proveedor preferido y plazo de entrega, que es lo que alimenta la cesta de la compra.

La pestaña Movimientos es el libro del almacén: fecha, tipo (entrada, salida, traslado, ajuste, reserva o liberación de reserva), PN, cantidad, orden asociada y notas. No se puede editar ni borrar: es el registro contra el que se concilia todo lo demás.

Pinchando una fila se abre la ficha de esa pieza concreta, que es donde está todo junto: identificación (PN, serie o lote, condición, cuarentena), consignación y dueño, de qué aeronave y qué orden bajósi vino de un desmontaje, el Form 1 con su documento, notas, los tiempos de vida, las tarjetas de estado emitidas y la lista completa de movimientos. Desde ahí mismo se imprime el QR, se ajusta, se individualiza y se fija la política.

La ficha avisa además de una cosa que no es evidente: si esa pieza ya pagó su fee de material en una factura, lo dice — y así no se le vuelve a cobrar al cliente por montar otra vez la misma pieza que él ya pagó.

En el hangar no siempre hay red. El certificador puede firmar la tarjeta serviciable con su PIN de taller, comprobado en el propio dispositivo: la tarjeta queda en una cola y se sella sola al recuperar la conexión. El cartón distingue entonces dos horas —la de la firma y la del registro— y las imprime las dos. Una firma con fecha futura se rechaza: un cartón fechado mañana no se emite.

Cada fila trae el PN y su fabricante, la cantidad, el lote, número de serie y ubicación ya elegidos, la orden y la tarea que lo esperan, quién lo pidió y una edad — la petición se pone en ámbar pasadas unas horas y en rojo al pasar del día. Es la manera de ver de un vistazo a quién estás haciendo esperar.

Entregar no abre ningún diálogo, y esto es importante entenderlo: el lote, la ubicación y la cantidad se decidieron antes, cuando el mecánico pidió el material en su tarea o cuando el almacén lo reservó. Pulsar «Entregar» —o marcar varias y usar «Entregar seleccionados»— descuenta el stock en el acto. En modo lote es todo o nada: si una línea falla porque ya estaba entregada o no hay existencias, se deshace la entrega completa y no queda nada a medias.

Cuando solo se puede dar una parte, «Parcial…» pregunta la cantidad y entrega eso: el resto sigue pendiente, la fila se queda en la cola con un chip «Entregado x/y» y el mecánico ve lo que ha recibido. No hay que inventarse una petición nueva por el resto.

El botón «No disponible» no rechaza la petición: la deja pendiente y le pega una nota obligatoria para el mecánico(«stock real 0, llegó dañado del proveedor, pedida reposición»), que él ve en su tarea y que aparece en la propia fila. Cuando el material llegue, se entrega con normalidad y la nota se borra sola. Es el estado honesto de «lo he visto, no lo tengo».

Si además hay que comprarlo, el sitio es la cesta: desde el previsto y desde los hallazgos se manda con un botón, y la línea se va con el enlace de vuelta puesto.

Aquí está el material que se sabe que hará falta —nace solo al crear una orden desde reglas que declaran sus «partes necesarias»— y todavía no se ha servido. Cada línea lleva un semáforo de tres estados: hay stock, parcial o en pedido, sin stock; y se filtra por «Pendiente + reservado», «Solo pendiente», «Solo reservado», «Entregado» o «Todo».

El botón «Reservar» abre la lista de lotes disponibles —con su número de serie o de lote, lo disponible, la ubicación y la caducidad, ordenados para que salga antes lo que antes caduca— y aparta el elegido para esa tarea. A partir de ahí la entrega se hace desde «Pendientes». Si no hay stock, el botón «A la cesta» manda ese PN a la cesta de la compra sin salir de la pantalla, y al recibirlo queda reservado para esa misma tarea.

Órdenes de componente es la misma mecánica para los montajes de taller, con una diferencia de vocabulario que conviene retener: ahí «Entregar» significa el traspaso físico de la pieza al taller, y el stock no sale hasta que la orden se cierra. Si una orden de componente con líneas entregadas se cancela, el almacén recibe un aviso con la lista de lo que hay que devolver a la estantería.

Material de findings reúne lo que necesitan los hallazgos, filtrable por «Pendientes», «En OC», «Reservadas» o «Todas». Desde ahí se reserva stock, se libera, se traslada la reserva a otro hallazgo, se manda a la cesta o se crea directamente una orden de compra. También es donde se verifican los PN provisionales: los que alguien dio de alta a medias para poder pedir, y que hay que completar o enlazar con el PN real del catálogo.

Cuando el hallazgo se lleva a una orden de trabajo, su material se traspasa solo a la tarea correspondiente con su reserva incluida: no hay que volver a pedirlo. Y un hallazgo cuyo material está entero en una orden de compra viva ya puede pasar a la orden de trabajo, porque al recibirlo el traspaso ocurre sin intervención.

La columna «Pedir» no te manda comprar hasta el máximo sin mirar: descuenta lo que ya está reservado para órdenes y hallazgos, lo que ya viene en camino en órdenes de compra vivas —incluidos los borradores— y lo que ya está en la propia cesta por otro origen. Si no hace falta pedir nada, la línea no se oculta: se ve en cero, y así se entiende por qué.

El badge «En N OC» abre la lista de las órdenes vivas de ese PN, con su estado, lo que queda pendiente y la fecha estimada de llegada. Cuando no hay ninguna viva pero el PN se compró antes, lo dice con esas palabras —«sin OC en curso · comprado antes»— en gris y sin visto verde: haberlo comprado el año pasado no cubre la necesidad de hoy.

Para cada línea, la cesta propone el proveedor que vendió ese PN más baratoen los últimos doce meses (contando solo órdenes realmente comprometidas, no borradores), con el precio y el mes; el enlace «usar» lo acepta de un clic. Es una sugerencia: manda el comprador. Después, «Generar OC» agrupa lo seleccionado por proveedor y crea una orden por cada uno, avisando antes de cuántas van a salir, advirtiendo de las líneas sin proveedor o con cantidad cero y diciendo qué líneas del mismo PN se han sumado en una sola.

El historial completo de precios de un PN —fecha, proveedor, orden y precio unitario, con su gráfico— está en la ficha del part number, pestaña «Tarifas».

El selector «Por cuenta de» marca la compra como propiedad de un cliente: al recibirla, ese material entra en almacén ya señalado como consignación suya, sin mezclarse con el propio.

La segunda pestaña responde a una pregunta muy concreta que se hace a diario: «¿esto está pedido y dónde va?». Se escribe un PN o un fabricante y devuelve todas las órdenes de compra en las que aparece, con lo pedido, lo recibido, lo pendiente y la fecha estimada de llegada. Es el sitio al que ir cuando un mecánico pregunta por una pieza que no está en la estantería.

Una orden enviada que se pasa de su fecha de entrega prevista se marca como vencida en la propia fila, y hay un contador de cuántas hay así: es la lista de llamadas al proveedor pendientes. Cuando está claro que el resto no va a llegar, «Cerrar corta» la da por terminada con un motivo obligatorio, y lo que faltaba vuelve a ofrecerse en la cesta en lugar de quedarse esperando para siempre.

Si lo que llegó no vale, la devolución al proveedor se hace desde la propia orden: el material sale del almacén con la salida trazada a esa orden y su cantidad recibida baja. Es la manera correcta de hacerlo — un ajuste manual aparecería después en el recuento como un descuadre sin explicación.

Al recibir se abre una tabla con una fila por línea, ya rellenada con lo que queda pendiente. Por cada una se indica qué ha llegado realmente(dejarlo en cero omite la línea), en qué condición, a qué ubicación va, su lote y su Form 1 / 8130-3. Si el PN es serializable, los números de serie son obligatorios y se teclean uno a uno: cada uno se convierte en una pieza con ficha propia, con su etiqueta QR ya generada y su caducidad calculada si el PN tiene vida en estantería.

Como lo habitual es que un mismo certificado cubra el envío entero, arriba hay una barra para elegir o crear el Form 1 de esta recepción y aplicarlo a todas las líneas de golpe — y, si el PDF trae varios certificados, partirlo y ligar cada trozo a su número de serie. Ese es el momento en que el material entra en almacén con la trazabilidad hecha: recuperarla después cuesta mucho más.

La aplicación no deja recibir más de lo pendiente, ni repetir un número de serie, ni saltarse el Form 1 cuando el PN lo exige, y lo dice línea por línea.

Al recibir, el precio de compra pasa a ser el coste de ese lote; si la compra iba por cuenta de un cliente, entra como consignación suya; y si la línea venía de un hallazgo, de un previsto de orden o de una orden de componente, queda reservada para eso y quien lo pidió recibe el aviso. El paso final, «Archivar OC», es un cierre administrativo: no toca Finanzas. La orden guarda además su línea de tiempo (creada, enviada, recibida, cerrada o cancelada), una pestaña de auditoría, el panel del material de findings que cubre y —si usas el módulo de Compras— las facturas de proveedor enlazadas con su estado de pago.

El botón «Comprobar» lanza la conciliación: para cada pieza compara la cantidad que dice el sistema con la suma de sus movimientos y da un veredicto de una línea — todo cuadra, o cuántos descuadres, cuántos sin histórico y cuántas salidas sin traza hay. Debajo, cuatro contadores y una sección por cada problema.

Las piezas que cuadran gracias a ajustes documentados se listan aparte con su motivo, autor y fecha; los descuadres muestran lo esperado, lo actual, la diferencia y el último rastro de quién tocó la cantidad — incluido el caso incómodo de una edición hecha directamente en la base de datos, que se marca como tal en vez de disimularse. Un histórico incompleto (cantidad sin movimientos detrás) se marca como tal, no como error.

También clasifica cada salida por lo que la justifica —una orden de trabajo, un albarán o una PO de reparación— y lista las que no tienen ninguna, en una ventana de meses que tú eliges. Todo el informe se saca con «Exportar CSV».

Al empezar a usar la aplicación con existencias heredadas, el botón «Regularizar legacy» da por buena la cantidad actual y documenta el ajuste pieza a pieza, para partir de un libro alineado sin tocar ninguna cantidad.

La segunda parte son los recuentos físicos con acta, numerada de forma correlativa (RC-1, RC-2…). Se abre un acta por «+ Muestreo» —una selección de unos 25 ítems que da más peso a lo que se mueve y a lo que vale más— o por «+ Inventario completo», y la pantalla avisa cuando toca el siguiente: muestreo semestral, inventario anual, con los días transcurridos.

Dentro del acta se cuenta línea a línea. Cada una enseña tres números que no hay que confundir: la foto (lo que decía el sistema al abrir el acta), lo actual (lo que dice ahora) y lo contado, con su diferencia; y guarda quién contó y cuándo. Un acta abierta se puede cancelar sin consecuencias: no genera ningún ajuste.

Al cerrar el acta, lo contado manda: las líneas que difieren actualizan el stock y dejan su ajuste con la referencia del acta; las que no se contaron no hacen nada. Al terminar se dice cuántas líneas se contaron y cuántos ajustes han salido — y, si el recuento deja alguna pieza por debajo de lo que ya estaba comprometido para una orden, un aviso lo señala: alguien está esperando ese material.

Tres bloques: el destino —taller, motivo del envío y coste presupuestado—, los datos de origen y facturación —tu empresa, NIF, contacto, y quién paga la reparación— y la pieza. Esta última se busca por PN o número de serie y puede estar en stock o instalada en un avión, en cuyo caso la aplicación lo dice con la matrícula y la posición. No se puede enviar una PO sin pieza asignada.

La PO puede además ir colgada de una tarea de una orden de trabajo: es lo que ocurre cuando el desmontaje se hace desde la tarea y el motivo es overhaul o reparación — la PO nace ya en borrador con esa tarea puesta.

Al cerrar se elige entre «Reparada (vuelve la misma pieza)», «Exchange (otra pieza)» y «Sin retorno (scrap / BER / pérdida)». En los dos primeros casos se registra el PN y el número de serie recibidos —en un exchange puede ser un PN alternativo—, la condición con la que vuelve, el Form 1 que la acompaña, el coste final y, muy importante, las inspecciones o reglas que ha realizado el taller, con su fecha real: eso entra en la logcard de la pieza en vez de quedarse en un correo.

La pieza que vuelve conserva su dueño: si era del cliente, sigue siéndolo.

Aquí es donde la PO de reparación deja de ser solo logística. Si la pieza es del cliente, al finalizar la reparación se crea un servicio externo colgado de esa pieza, que queda pendiente — y no se factura al terminar la reparación, sino cuando la pieza se instala en una orden de trabajo. Entonces entra en la factura como una línea de servicio, y la línea de material de esa misma pieza va a cero: no se cobra dos veces.

Lo que se cobra depende de quién pagó al taller: si pagó el cliente, solo el porcentaje sobre el coste del servicio; si pagasteis vosotros, el coste más el porcentaje (el mismo que aplicáis al material). Y si la pieza es vuestra, no se crea ningún servicio: el coste de la reparación se capitaliza en la pieza.

Cuando la orden de trabajo se cierra contra un taller externo, la pieza que se ha montado la ha traído él. No sale de tu estantería, así que no se pide ni se entrega: se declara desde la tarea, con su PN y su número de serie. La aplicación crea entonces la ficha de esa pieza a cantidad cero —existe como identidad, no como existencias— y el cierre la instala desde ahí.

La consecuencia práctica: esa pieza nunca figura como disponible, no se puede reservar para otra cosa y no aparece en el recuento. Lo que sí tiene es logcard, historial y reglas, como cualquier otra — y el registro dice que quien ejecutó el trabajo fue el taller, no quien lo tecleó.

Al cerrar una orden con sustitución de componentes, la pieza saliente tiene tres destinos posibles, y se elige explícitamente:

El destino se imprime en el registro de cierre y se hereda a las piezas hijas de la que baja. La regla de fondo: una ficha de almacén es una afirmación de que tienes esa pieza —cuenta como disponible, se puede reservar, etiquetar y vender—, así que crearla cuando no la tienes es peor que no crearla: lo primero se descubre tarde y lo segundo se ve enseguida.

De las calibrables se guardan la última calibración y el período en días (365 de fábrica), y con eso la aplicación calcula la próxima y los días que faltan. Registrar una calibración nueva se hace con «Recalibrar», que pide la fecha, el período y el certificado en PDF — no se edita la fecha a mano en la ficha, precisamente para que quede el certificado asociado.

El botón «Chequear caducidades» repasa el registro y marca como fuera de calibración las que han vencido, diciendo cuáles y desde cuándo, para que nadie las use. Tras ese repaso aparecen los contadores de disponibles, prestadas, fuera de calibración, fuera de servicio y las que caducan en 30 días o menos, que es el aviso con el que se planifica.

Pasar una herramienta de calibrable a especial retira su próxima calibración —deja de vigilarse— pero conserva la última fecha como histórico.

El préstamo se lleva por QR: en la banda de «Préstamo rápido» se escanea con la cámara (o se teclea el código TOL-…) al sacar la herramienta y al devolverla. La lista muestra en todo momento quién tiene cada una, y debajo hay un histórico de préstamos recientes con la herramienta, la orden, quién se la llevó y las fechas de salida y devolución.

Funciona sin cobertura: si no hay red, el préstamo o la devolución se guardan en una cola y se aplican solos al recuperarla. La aplicación lo dice en pantalla en lugar de fallar en silencio.

Desde la orden de trabajo —y desde el Modo Taller— se declara con qué herramientas se hizo el trabajo, marcándolas de una lista. Al declararlas se congela su estado de calibración en ese momento, así que la hoja dice la verdad de entonces aunque después se recalibren. Confirmar la lista vacía es una declaración explícita de que no se usó ninguna, distinta de haberlo olvidado.

Si tu empresa activa el control, la orden no se puede cerrar sin esa declaración, y la hoja «Herramientas utilizadas» entra como sección propia en el dossier de la orden. Una herramienta ya declarada en alguna orden no se puede borrar: es registro histórico.